Jakarta, 7 Mei 2015
No : 001/KAP/V/2015
Lampiran : 3 eksemplar
Perihal : Laporan Hasil
Audit Manajemen Kualitas ISO 9001
Kepada
Yth, Direktur PT. XXX
Di Jakarta
Kami telah melakukan
audit atas Manajemen Kualitas ISO 9001 pada PT. XXX untuk periode tahun 2015.
Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan
keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas
laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Sistem Manajemen
Kualitas ISO 9001 yang dimiliki (terjadi pada) PT. XXX. Audit tersebut
dimaksudkan untuk menilai efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna).
Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001 yang dilakukan dan memberikan saran
perbaikan atas kelemahan dalam penerapannya yang ditemukan selama audit,
sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas
kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efisien dan
efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan
dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit
yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit
kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai
pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan
audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik ini.
Kantor Akuntan
Publik
Merry dan M Diqi
Merry Inriama, M Diqi Saputra
Bab 1
Informasi Latar Belakang
PT. XXX (selajutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di
Jakarta Timur, didirikan pada bulan Juni 1981 oleh para pendiri yang terdiri
atas:
1. xxx
2. xxx
Tujuan didirikannya Perusahaan adalah untuk memproduksi
kemasan plastik bagi industri kecantikan yang inovatif dan berkualitas tinggi.
Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:
Presiden Direktur : xxx
Wakil Presiden Direktur : xxx
Manager Quality Assurance : xxx
Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:
1.
Menilai
efisiensi dan efektivitas penerapan Manajemen Kualitas ISO 9001 pada PT. XXX
2.
Memberikan
berbagai saran perbaikan atas kelemahan penerapan Manajemen Kualitas ISO 9001
yang ditemukan.
Bab II
Kesimpulan Audit
Berdasarkam temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami
lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi:
1.
Keterlambatan
pengiriman barang (proses produksi terlambat)
2.
Reject (pengembalian barang) dengan kualitas atau spesifikasi yang tidak sesuai
dan/atau cacat produksi
3. Belum tersedianya prosedur yang tepat terhadap pengadaan,
penggunaan dan pemeliharaan properti pelanggan
Kriteria:
1. Seharusnya perusahaan
lebih optimal dan teliti dalam menjalankan mesin produksi agar tidak terjadi
keterlambatan pengiriman barang
2.
Untuk mencegah cacat produksi agar tidak terjadi reject seharusnya barang yang telah jadi diperiksa sehingga ketika
diterima sesuai dengan spesifikasi dan kualitas yang diminta
3.
Sulitnya prosedur
dalam properti pelanggan yang belum tersedia seharusnya menjadi acuan untuk
membuat tahapan terhadap pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan properti
pelanggan
Penyebab:
1.
Beberapa
pengiriman tidak sampai di waktu yang tepat
2.
Terjadinya
kesalahan saat pengemasan di mesin produksi yang disebabkan karena mesin yang
kotor atau adanya kotoran saat proses pengemasan
3. Belum ada pedoman yang tepat terhadap pengadaan,
penggunaan dan pemeliharaan properti pelanggan
Akibat :
1.
Pengiriman
yang delay
2.
Adanya
barang yang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan
3.
Prosedur
properti pelanggan yang tidak diterapkan
DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT
|
NO
|
Kondisi
|
Kriteria
|
Penyebab
|
Akibat
|
|
1
|
Keterlambatan pengiriman
barang (proses produksi terlambat)
|
Seharusnya perusahaan lebih
optimal dan teliti dalam menjalankan mesin produksi agar tidak terjadi
keterlambatan pengiriman barang
|
Beberapa pengiriman tidak sampai di waktu yang tepat
|
Pengiriman yang delay
|
|
2
|
Reject (pengembalian barang) dengan kualitas atau spesifikasi yang tidak sesuai dan/atau cacat
produksi
|
Untuk mencegah cacat produksi agar tidak terjadi reject seharusnya barang yang telah jadi diperiksa sehingga ketika diterima sesuai dengan spesifikasi dan kualitas yang diminta
|
Terjadinya kesalahan saat pengemasan di mesin produksi
yang disebabkan karena mesin yang kotor atau adanya kotoran saat proses
pengemasan.
|
Adanya barang yang tidak sesuai dengan pesanan
pelanggan
|
|
3.
|
Belum tersedianya prosedur yang tepat terhadap
pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan properti pelanggan
|
Sulitnya prosedur dalam
properti pelanggan yang belum tersedia seharusnya menjadi acuan untuk membuat
tahapan terhadap pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan properti pelanggan
|
Belum ada pedoman yang tepat
terhadap pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan properti pelanggan
|
Prosedur properti pelanggan yang tidak diterapkan
|
Bab III
Rekomendasi
Hasil audit yang
dilakukan menemukan ada kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di
masa yang akan datang. Kelemahan ini yaitu :
1.
Kelemahan
yang terjadi karena belum adanya prosedur yang tepat terhadap pengadaan,
penggunaan dan pemeliharaan properti pelanggan yang dimiliki perusahaan.
2. Kelemahan karena masih ada barang yang cacat dan
kesalahan pada saat proses produksi
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai
koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki
kelemahan tersebut.
Rekomendasi:
1. . Perusahaan
seharusnya menetapkan prosedur yang tepat terhadap pengadaan, penggunaan dan
pemeliharaan properti pelanggan yang dimiliki perusahaan
2. Perusahaan
harus lebih teliti dalam menjalankan proses produksi yang ada agar sesuai
dengan keinginan pelanggan
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada
manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami
mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada penerapan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 pada perusahaan di masa yang akan datang.
Bab IV
Ruang Lingkup Audit
Sesuai dengan
penugasan yang kami tulis, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah
Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 pada PT. XXX
untuk periode 2015. Audit kami mancakup penilaian atas kecukupan sistem
pengendalian manajemen kualitas, manajemen produksi dan aktivitas penerapan
sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 itu sendiri.
